（2）沟通是信息和思想的交流。沟通过程中交换的主要是信息和思想。信息是描述具体事物特性的数据，是支持决策的有用消息；思想是一个人的感情和想法，包括期望、要求、命令等。任何沟通过程都离不开信息的交换和思想的交流。
（3）沟通是提问和回应的过程。沟通的双方总是向对方提出各种各样的问题和要求，一方总是希望另一方变成某种角色或做某件事情，或者回答某个问题，而另一方则会要求为此而获得一定的回报。沟通就是关注、理解对方的问题和要求，然后给出回应的过程。
（4）沟通是有意识的行为。在许多情况下，沟通受主观意识的支配，所以沟通的效果在很大程度上受到双方主观意愿和情绪的影响。人们倾向于倾听那些想听的话，而不愿听那些不想听或有威胁的话，所以在沟通过程中，主观意识会造成沟通障碍从而使沟通失效。
理解了这几点，对项目沟通管理的认识也就不难理解了。简单地说，项目沟通管理就是为了确保项目信息及时适当的产生、收集、传播、保存和最终配置所必需的过程。它把成功所必需的因素，如人、想法和信息之间提供了一个关键连接。涉及项目的任何人都应准备以项目“语言”发送和接收信息并且必须理解他们以个人身份参与的沟通怎样影响整个项目。